¿Qué es Cycle Count Settings?
La configuración de Cycle Count Settings en OrderGrid permite definir los criterios y las frecuencias que activan los conteos cíclicos. Ayuda a establecer disparadores automáticos para determinar cuándo deben contarse los ítems y garantiza que el inventario esté siempre alineado con el stock real, reduciendo así el error humano.
Para acceder a Cycle Count Settings, navega a:
☰ > Inventory > Cycle Count Settings
Descripción general de Cycle Count Settings
El módulo se divide en dos secciones principales:
General Settings – Contiene los triggers y inventory guardrails que determinan cuándo y cómo se inician los conteos.
Cycle Count Frequency – Permite establecer la frecuencia de los conteos según parámetros como item tags, umbrales de precio, categorías y zonas del almacén. Cada parámetro incluye un campo Days, que indica el intervalo (en días) para disparar el conteo.
Ejemplo: Si el campo Days se fija en 7 para el tag de ítem “Snacks”, el sistema activará un ciclo de conteo para esos ítems cada 7 días.
⭐️ Nota importante:
El sistema dispara los conteos a las 12:15 AM UTC para asegurar la creación oportuna de las listas. Cualquier actualización que cumpla las condiciones después de ese horario se incluirá automáticamente en la lista del día siguiente.
Configuración general
En General Settings puedes habilitar distintos disparadores que inician conteos cíclicos de forma automática según condiciones específicas. A continuación se describen los ajustes y su funcionamiento:
Contar cuando un artículo alcanza o está por debajo del nivel de inventario
Configura un nivel mínimo de stock que iniciará automáticamente un ciclo de conteo cuando la existencia del artículo baje a ese umbral o menos.
Ejemplo: El umbral se fija en 5 EA. Cuando la cantidad inStock de cualquier artículo en el almacén se reduce a 5 EA o menos, el sistema añadirá el artículo a la lista de cycle count.
Contar cuando un artículo se añade manualmente a la lista de conteo
Habilita la opción para añadir un New Item a la lista de conteo en la página Cycle Count Dashboard.
Ejemplo: Añadir manualmente “Item A” al conteo a través de Cycle Count Dashboard > +Add Item.
⚠️ Nota: Si está deshabilitado, los usuarios no podrán añadir artículos manualmente al Cycle Count Dashboard.
Contar cuando una línea de pedido se cumple parcialmente
Agrega automáticamente artículos a la lista de conteo cuando una orden se cumple parcialmente.
Ejemplo: La orden requiere 5 EA de un artículo, pero el picker solo encuentra 3 EA en el estante/bin. Recorta 2 EA y el sistema añade el artículo a la lista de cycle count, ya que la orden quedó parcialmente cumplida.
Contar cuando un artículo de un BIN llega a cero
El conteo se dispara cuando un artículo queda a 0 EA en un bin específico, aunque haya stock en otros bins.
Ejemplo: El bin 00-00-01-00-00 llega a 0 EA de un artículo, pero el mismo artículo existe en el bin 00-01-01-02-01. Solo el bin agotado (00-00-01-00-00) se añade a la lista de cycle count.
Inventory Guardrails
Define umbrales para los conteos, exigiendo aprobación de un manager cuando las discrepancias de stock sean significativas.
Field | ¿Cómo funciona? | Ejemplo |
Count when an item reaches below or equal the inventory level | Configure un nivel mínimo de inventario que iniciará automáticamente un conteo cíclico cuando el stock de un artículo caiga a ese nivel o por debajo. | El umbral se establece en 5 EA. Cuando la cantidad inStock de cualquier artículo en el almacén se deplete a 5 EA o menos, el sistema lo added a la lista de conteo cíclico. |
Count when item is manually added to count list | Habilite la opción para agregar un nuevo artículo a la lista de conteo en la página Cycle Count Dashboard. | Agregar manualmente el artículo "Item A" a la lista de conteo a través de Cycle Count Dashboard > + Add Item ⚠️ Nota: Si esto está deshabilitado, los usuarios no podrán agregar artículos manualmente al Dashboard de Conteo Cíclico. |
Count when a line item is partially fulfilled | Agrega automáticamente artículos a la lista de conteo cuando una orden ha sido parcialmente completada. | Se ordenaron 5 EA de un artículo, pero el picker solo encontró 3 EA en la location, harán un short-pick de las 2 EA, y el sistema agregará el artículo a la lista de conteo cíclico. |
Count when a BIN item becomes zero | El conteo cíclico se activa cuando un artículo se agota y queda en zero en un contenedor en particular, pero no en la cantidad total inStock. | El contenedor Bin 00-00-01-00-00 ha llegado a 0 EA para un artículo, pero ese mismo artículo está en stock en otro contenedor como 00-01-01-02-01. Entonces, el bin 00-00-01-00-00 se agregará a la lista de conteo y no el que tiene stock. |
Inventory Guardrails | Establezca umbrales para los conteos cíclicos, requiriendo aprobación del gerente cuando las discrepancias de inventario sean significativas. | El under threshold se establece en 90% y el Over threshold en 130% (con 100% siendo el punto de partida). En este caso, una reducción del 10% o un aumento del 30% en la cantidad ajustada durante el conteo cíclico requerirá aprobación del gerente. |
Frecuencia de Cycle Count
En Cycle Count Frequency puedes configurar con qué frecuencia deben realizarse los conteos cíclicos según distintos parámetros. A continuación se describen los ajustes y su funcionamiento:
Count when item's tag is
Define la frecuencia de conteo para ítems con tags específicos. Los tags sirven para categorizar ítems que necesitan contarse con mayor o menor regularidad. Cuando este ajuste está configurado, los ítems con los tags seleccionados se añadirán a la lista de cycle count cada cierto número de días.
Pasos para configurar:
Haga clic en:
+ AddSelect Client: elige los ítems de un cliente específico.
Select Item tag: selecciona el tag.
Set Days: introduce el número de Days (p. ej., 5).
Ejemplo: Los artículos etiquetados como "Alta Prioridad" pueden contarse cada 7 días.
Contar cuando el precio del artículo sea superior a
Establezca una frecuencia de conteo cíclico para artículos que superen un determinado umbral de precio, asegurando que los artículos valiosos se cuenten con mayor regularidad.
Pasos para configurar:
Haga clic en
+ AddEnter Price: Ingrese un valor numérico positivo para el precio (por ejemplo, 75.00, 10.24).
Set Days: Ingrese el número de días (por ejemplo, 5) para establecer la frecuencia.
Field | Descripción | Ejemplo |
Item Tag | Defina una frecuencia para artículos con una etiqueta específica. Las etiquetas pueden usarse para categorizar artículos que deben contarse con más o menos frecuencia. | Los artículos etiquetados como "Alta Prioridad" pueden contarse cada semana.
⚠️ Nota: Si no tiene etiquetas disponibles, créelas en Inventory > Settings > Tags. |
Price Threshold (%) | Establezca una frecuencia de conteo cíclico para artículos que superen cierto umbral de precio, asegurando que los artículos valiosos se cuenten con mayor regularidad. | Los artículos con un precio superior a $500 pueden contarse quincenalmente. |
Category | Establezca una frecuencia para el conteo cíclico de artículos dentro de una categoría específica. Los artículos en categorías de alta demanda pueden contarse con más frecuencia que otros. | Los artículos de "Electrónica" pueden contarse cada 10 días, mientras que los de "Misceláneos" cada 30 días.
⚠️ Nota: Cree categorías en Inventory > Settings > Categories. |
Zone | Establezca una frecuencia de conteo cíclico para artículos ubicados en ciertas zonas del almacén (por ejemplo, artículos refrigerados o áreas de alto volumen). | Los artículos en "Cold Storage" pueden requerir conteos mensuales, mientras que los de "Aisle 01" pueden contarse quincenalmente. |
⚠️ Nota:
Item Tag: Puede crear una etiqueta de artículo en Inventory > Settings > Tags y luego asignarla al artículo en Inventory > Items.
Si utiliza etiquetas como "Frágil", puede configurar que estos artículos se cuenten mensualmente para un mejor control del inventario y mitigación de riesgos. Si las etiquetas aún no existen,
Category: "Productos Frescos" podrían necesitar un conteo cíclico semanal para evitar desperdicio, mientras que "Productos No Perecederos" podrían contarse cada 30 días.
Inventory Guardrails
La configuración de Inventory Guardrails proporciona una supervisión adicional para garantizar que las discrepancias significativas en el conteo de artículos sean revisadas por la gerencia.
Puede establecer umbrales para cuando haya discrepancias entre el conteo del sistema y el conteo físico, los cuales serán marcados para revisión.
Esto garantiza que las discrepancias grandes sean verificadas y aprobadas por un gerente, añadiendo una capa extra de control.
Field | Descripción | Ejemplo |
Under Threshold | Especifique el porcentaje por debajo del nivel de inventario esperado. Cualquier discrepancia inferior a este umbral requerirá un PIN de aprobación del gerente. | Si un artículo tiene 10 EA en stock y el conteo resulta en 8 EA (una disminución del 20%), se requerirá aprobación del gerente antes de actualizar el inventario. |
Over Threshold | Establezca un porcentaje por encima del nivel de inventario esperado. Cualquier discrepancia superior a este umbral requerirá aprobación del gerente. | Si un artículo tiene 10 EA en stock y el conteo resulta en 12 EA (un aumento del 120%), se requerirá aprobación del gerente antes de actualizar el inventario. |