¿Qué es la Recepción de Órdenes?

El módulo de Órdenes de Recepción (OR) de OrderGrid es el primer paso para el reabastecimiento. Permite a los usuarios gestionar los envíos entrantes, hacer un seguimiento del estado de las entregas y verificar el inventario al llegar al almacén. La Órden de Recepción sirve como herramienta para supervisar los envíos, informando sobre la llegada del stock y ofreciendo visibilidad de las órdenes de compra (OC) enviadas a los proveedores para su cumplimiento. Una vez creada una OR, la OC correspondiente se envía al proveedor, lo que le permite revisar el pedido y despachar los artículos según corresponda.

Para acceder a la página de recepción de pedidos, navegue a:

☰ > Purchases > Receiving Orders

Crear órdenes de recepción

Existen tres maneras de crear una Receiving Order (RO) en OrderGrid:

Entrada manual / Carga CSV
- Entrada manual: Los usuarios pueden añadir manualmente las líneas de la RO desde la interfaz de OrderGrid.
- Carga masiva CSV: Esta opción solo permite importar líneas; el usuario debe crear primero la RO siguiendo el flujo manual y, después, añadir las líneas mediante CSV.
Creación de órdenes a través de Recomendaciones
Permite generar Receiving Orders directamente desde el módulo Recommendations, basándose en el reabastecimiento automatizado.
Creación de órdenes mediante llamada API
Para quienes deseen integrar el proceso de recepción con sistemas externos, la Open API permite crear ROs —incluidas múltiples líneas— mediante una llamada API.

1. Crear Receiving Orders mediante Entrada manual o Carga CSV

Al crear una nueva orden de recepción, tiene dos opciones para agregar artículos de línea:

Entrada manual: permite introducir cada artículo escribiendo su SKU directamente en la interfaz.
Carga masiva CSV: para procesar varios artículos a la vez, carga un archivo CSV con todas las líneas.

Entrada manual

Navega a Purchases > Receiving Orders y haz clic en + New Order.
En el formulario, sección Items, pulsa + Add Item e introduce el SKU de cada artículo.
Para cada artículo puedes agregar Quantity, Price y Delivery Date.
Haz clic en Save para finalizar.

⚠️ Nota: De forma predeterminada, Quantity será 1 a menos que hayas configurado cantidades mínimas en el artículo. El Price se basa en el precio por defecto del ítem.

Para revisar o editar el precio: Inventory > Items > haz clic en el ítem > desplázate hasta “UOM” y pulsa el icono lápiz.

Carga masiva CSV

Navegar a Purchases > Receiving Orders >  y haga clic + New Order.
Haz clic en Import Items (parte superior).
Descarga la plantillaCSV y complétala con los campos obligatorios:

Campo	Ejemplo
OG Code	OG000177207
SKU	A021990010100
Item Name	ESPAGUETONES 500G
Supplier Qty	20
Price	5.99
Discount	0
Price After Discount	5.99
UOM Qty	1
System Qty	20
Received Qty	0
Warehouse Location ID	11
Delivery Date	2025‑01‑28
VAT	0
Min Shelf Life (opcional)	0
Order Category (opcional)	Seguro

⚠️ Nota: El Warehouse Location ID se encuentra en Warehouse > Warehouse, selecciona el almacén y localiza el campo Ship to Location ID.

2. Crear Receiving Orders desde Recommendations

Si tu almacén usa recomendaciones automáticas de reabastecimiento:

Replenishment > Recommendations.
Revisa las recomendaciones del período seleccionado.
Marca la casilla de los artículos que desees incluir (puedes seleccionar varios).
Pulsa Generate PO (sobre la primera línea).
El RO generado puede ajustarse en Purchases > Receiving Orders (cantidades, fechas, etc.).

⚠️ Generar POs desde Recommendations requiere haber configurado previamente la suite de reabastecimiento.

3. Crear Receiving Orders mediante la Open API

Para los usuarios que quieran integrar el proceso de recepción con sistemas externos, OrderGrid proporciona una API abierta para crear RO.

Pasos para completar esto:

Acceda a la documentación de la API para revisar los puntos de conexión disponibles.
Obtenga sus credenciales de API en Configuración > Claves de API.
Utilice la carga útil de ejemplo que se proporciona a continuación y modifique los detalles según sus necesidades.
Para crear una orden de compra (OC) con varias líneas de pedido, simplemente añada artículos adicionales en la sección "Líneas de pedido".

Ejemplo de carga útil de API (¡Amplíame!)

{
  "referencePoNumber": "294829",
  "partner": "GP247",
  "warehouseCode": "910",
  "deliveryDate": "2025-01-29T09:30:00",
  "lineItems": [
    {
      "sku": "GF394",
      "qty": 2,
      "uom": "EA",
      "price": 0,
      "currency": "CAD",
      "deliveryDate": "2025-01-29T09:30:00"
    }
  ]
}

⚠️ Nota: Para agregar varias líneas de artículo, simplemente agregue objetos adicionales dentro de la matriz lineItems. Cada objeto debe especificar el SKU, la cantidad, la unidad de medida (UOM), el precio y la fecha de entrega del artículo individual. Amplíe el ejemplo a continuación:

Ejemplo de carga útil de API de elementos de línea múltiples (¡Amplíeme!)

{
  "referencePoNumber": "294829",
  "partner": "GP247",
  "warehouseCode": "901",
  "deliveryDate": "2025-01-29T09:30:00",
  "lineItems": [
    {
      "sku": "GF344",
      "qty": 2,
      "uom": "EA",
      "price": 0,
      "currency": "CAD",
      "deliveryDate": "2025-01-29T09:30:00"
    },
    {
      "sku": "GF345",
      "qty": 5,
      "uom": "EA",
      "price": 10,
      "currency": "CAD",
      "deliveryDate": "2025-01-29T09:30:00"
    },
    {
      "sku": "GF346",
      "qty": 3,
      "uom": "EA",
      "price": 15,
      "currency": "CAD",
      "deliveryDate": "2025-01-29T09:30:00"
    }
  ]
}

Este enfoque le permite agregar tantos elementos de línea como sea necesario repitiendo el objeto de elemento dentro de la matriz lineItems.

Notificaciones de estado de la orden

OrderGrid ofrece varias notificaciones para mantenerte actualizado sobre el estado de tus Receiving Orders. Estas notificaciones incluyen actualizaciones relacionadas con la creación de purchase orders. Puedes ajustar tus preferencias de notificación en Settings > Notifications.

Los campos editables y las acciones disponibles para cada estado en una Receiving Order (RO) se enumeran a continuación, junto con una breve descripción de cada estado.

Status	Descripción	Campos editables	Acciones disponibles
Draft	RO en edición; aún no creada.	Quantity, Price, Delivery Date, detalles del ítem, añadir/eliminar ítems	View / Print, Edit, Delete, Open Order (pasar a Open)
Open	RO creada y pendiente según Delivery Date.	Delivery Date, acciones por línea (cerrar)	View / Print, Edit (Delivery Date, cerrar líneas), Cancel, Complete
Completed	RO recibida completamente; se cerrará según Auto Complete PO.	Delivery Date (si se reabre)	View / Print, Cancel, Re‑open Order
Cancelled	RO cancelada.	Delivery Date (si se reabre)	View / Print, Open Order, Delete (si se permite)
Closed	RO cerrada tras X días según Auto Close PO.	—	View / Print

Configuración de Auto PO Close

La configuración Auto PO Close habilita el cierre automático de las órdenes de compra (PO) una vez que todas las Receiving Orders asociadas se han marcado como "Completed". Esto ayuda a agilizar el proceso de gestión de pedidos y garantiza que las POs se cierren sin intervención manual cuando se completa el proceso de recepción.

Para habilitar esta configuración, sigue estos pasos:

Navega a Warehouse > Settings.
Desplázate hasta la sección Auto Close PO.
Introduce el número de días que deseas que transcurran antes de que el estado de la PO cambie de "Complete" a "Closed".

La configuración Auto Close PO se encuentra en Warehouse > Settings > Warehouse Settings > Purchases dentro de la compañía del almacén.

Import Line Items RO - PO_Line_Items_Upload_Template (4).csv

Recepción de pedidos